Деловая переписка – очень важная часть работы с клиентами и партнерами. Для того, чтобы использовать все преимущества переписки и не испортить впечатление, рекомендуем ознакомиться с самыми популярными ошибками и советами как для новичков так и для опытных специалистов.
Alina и Coca Cola нужны сотрудники, как Вы Разместить резюме
Самый простой совет – использовать шаблоны в написании писем. Так вы не пропустите приветствие и подпись. Шаблон также поможет вам придерживаться стиля при написании писем и сэкономить много времени. Письмо, которое написано в деловом стиле, требует такого же ответа, и скорее всего, вам теперь намного приятнее будет читать ответы.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как завоевать уважение на работе, чаще говоря “нет”
Проверяйте всегда письмо перед тем как отправить. Стоит еще раз перечитать и проверить на ошибки в Microsoft Word. Отправив письмо с ошибками вы рискуете потерять авторитет и вас перестанут воспринимать серьезно. Вы всегда можете попросить кого-то из сотрудников, кому вы доверяете, вычитать ваше письмо перед тем, как вы его отправите, особенно, если оно написано на иностранном для вас языке.
Избегайте сокращений в письме, жаргона, смайликов. Помните, ваша задача поддержать стиль деловой переписки и к вам будут относиться гораздо серьезнее. Смайлики и жаргон можете оставить для переписки с друзьями в социальных сетях. Старайтесь поддерживать единый стиль в общении в переписке и по телефону, всегда ориентируйтесь на то, чтобы подчеркнуть ваше уважение к собеседнику.
Деловое письмо не может быть длинным сплошным текстом. Сократите чтобы оставить самую важную информацию и разбейте текст на абзацы. Если вам нужно описать много пунктов в письме, вы можете основной текст написать в документе и вложить его в письмо, а в тексте письма написать краткое содержание.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: 10 признаков, что Вам пора менять работу
В настройках вашего почтового ящика вы можете заполнить графу «личные данные», чтобы получатель видел ваше имя и фамилию при получении письма. Проверьте все настройки и отображение данных перед отправлением, чтобы не попасть в неловкую ситуацию.
Отправляйте письмо с рабочей почты, в которой указано название компании. Если рабочей почты нет, создайте отдельный ящик в названии которого будет видно компанию. Не стоит отправлять ни рабочее письмо, ни резюме на вакансию с почты "pupsik85". Если вам жалко отказываться от старого ящика, вы можете настроить переадресацию на новую почту или создать отдельную только для рабочей переписки.
Заполняя тему письма стоит следить за тем, чтобы она отображала смысл письма и при этом не была слишком длинной. Это поможет вашему собеседнику быстро найти письмо по ключевым словам и не пропустить важную информацию.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: 3 основных признака, что Вам врут
Более 1,500 свежих вакансий в Казахстане Только здесь
Настройте автоматическую подпись с контактными данными компании – адресом и телефонами. Это хорошее правило оставлять контактные данные чтобы всегда ваши данные были под рукой.
Недавно мы получили письмо с подписью «жду ответа, как соловей лета», a с какими ошибками вы встречались чаще всего? Были ли у вас забавные случаи связанные с деловой перепиской?
