Секретарь

Обязанности:

• Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.
• Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.
• Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.
• Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями.
• По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция).
• При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.
• Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.
• Производит регистрацию и ведет учет договоров.
• По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.
• В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
• Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.
• Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.
• По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.
• Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.
• Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.
• Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.
• Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.
• Составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов.
• Вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени.
• Редактировать тексты, выполнять корректорскую правку.
• Вести деловые переговоры.
• Пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой.
• Работать на компьютере в среде Windows, Word, Excel.

Требования:

• Опыт работы не менее 1 года.
• Знание и умение работать с оргтехникой.
• Высшее образование желательно.
• Навыки проведения деловых переговоров.
• Уверенность в себе.
• Приятная внешность.
• Четко поставленная грамотная речь.

Условия:

• Полная занятость.
• Заработная плата договорная.